Sistem Informasi Pemasaran

Kegiatan Belajar (KB) 1 Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System)

Department Store Rembulan telah membuka gerainya di Jakarta, Bandung, Surabaya, Medan dan Denpasar. Selama ini Department Store tersebut memasarkan produk dalam dan luar negeri dengan komposisi 70% : 30%. Pembayaran dilakukan dengan tunai, kartu kredit, kartu debit ditunjang billing system berkomputer yang sederhana. Perusahaan membuat estimasi perputaran setiap produk per merk secara manual unutk menentukan saat barang didiscount. Tidak pernah melakukan promosi lewat media apapun karena sangat menggantungkan diri pada lokasi strategis di plasza besar. Semakin lama cara tersebut dirasakan tidak efektif dan tidak menguntungkan. Hal tersebut disebabkan dinamika lingkungan eksternal yang sulit ditebak dan strategi hebat dari para pesaing.

Department Store Rembulan dapat menggunakan aplikasi sistem informasi pemasaran berbasis computer untuk membuat keputusan penetapan harga, meningkatkan produktivitas tenaga penjual, menganalisis penjualan dan tren, serta perencanaan produk baru dan pemasaran. Agar pemakai dapat menggunakan aplikasi sistem informasi pemasaran , maka database harus berisi data mengenai laporan penjualan, laporan pasar, laporanm industry, laporan pemerintah, berita persaingan (intelijen pemasaran), dan pertimbangan para ahli. Data dalam database tersebut diolah menjadi informasi dengan menggunakan model pendukung dan model pemasaran. Model pendukung yang dapat digunakan antara lain ilmu manajemen, statistic, dan keuangan. Model pemasaran meliputi media mix, lokasi, rancangan produk dan anggaran periklanan. Dua model tersebut dimasukkan ke dalam aplikasi software sehingga mampu mentransformasi data menjadi informasi yang berguna bagi pemakai.

Pemakai dapat mengambil keputusan pemasaran dengan didukung teknologi computer.

1.      Penetapan Harga

Volume penjualan banyak ditentukan oleh harga barang atau jasa. Harga juga merupakan penentu dominan keuntungan yang diperoleh. Penetapan harga merupakan keputusan yang sulit, dan mungkin harga harus sering berubah. Anyak perusahaan menggunakan online analytical processing untuk mendukung keputusan penetapan harga dan keputusan lainnya.

2.      Produktivitas Tenaga Penjual

Produktivitas tenaga penjual dapat meningkat tajam dengan adanya otomasi penjualan (sales force automation), di mana menyediakan tenaga penjual dengan computer portabel untuk dapat mengakses database agar mudah melakukan pekerjaannya.

3.      Analisis Profitabilitas Produk – Pelanggan

Informasi frofitabilitas dapat diperoleh dari sistem akuntansi biaya. Identifikasi konsumen yang menguntungkan dan frekuensi konsumen berinteraksi dengan organisasi dapat diperoleh dari program prmosi khusus, sepeerti the frequent flyer programs yang digunakan perusahaan penerbangan dan hotel. Baik operasi maupun analisa program semacam ini sepenuhnya berbasis computer.

4.      Analisis Penjualan dan Tren

TPS di pemasaran mengumpulkan gambaran penjualan yang dapat dipisahkan oleh sistem informasi eksekutif sebagai deteksi awal atas masalah dan peluang. Teknologi computer yang dapat mendukung analisis penjualan adalah sistem informasi geografis (a geographical information system/ GIS).

5.      Perencanaan Produk Baru dan Pemasaran

Pengenalan produk baru atau penyempurnaannya membutuhkan biaya yang mahal dan sangat berisiko. Apakah produk baru atau penyempurnaannya tersebut akan laku terjual dapat terjawab melalui analisis, perencanaan , dan peramalan secara hati-hati. Hal tersebut dapat dilakukan dengan hasil yang optimal bila didukung adanya teknologi informasi karena melibatkan banyaknya faktor penentu dan ketidakpastian.

Model Sistem Informasi Pemasaran

Model Sistem Informasi Pemasaran dapat digambarkan pada gambar berikut :

Model ini terdiri dari perpaduan subsistem input (masukan) dan subsistem output (luaran) yang dihubungkan oleh database.

A.    SUBSISTEM INPUT

Subsistem input terdiri dari :

1)      Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

SIA memberikan informasi analisis penjualan mengenai:

a)      Produk terjual

b)      Konsumen yang membeli produk

c)      Tenaga penjual yang melakukan penjualan

d)     Analisis khusus berupa informasi mengenai tenaga penjual degan keahlian tertentu

Pada Department Store Rembulan, Sistem Informasi Akuntansi harus diperbaiki sehingga memberikan informasi yang lengkap untuk analisis penjualan. Hal yang perlu diperbaiki adalah billing system komputer sederhana yang sudah ada diperbaharui sehingga memiliki data-data yang dapat diintegrasikan dengan SIA.

2)      Subsistem Penelitian Pemasaran

Digunakan untuk mengumpulkan informasi mengenai kebutuhan dan keinginan pelanggan dan calon pelanggan. Dengan cara pengumpulan data primer dan sekunder. Data primer didapat dari wawancara mendalam dan survei, sedangkan data sekunder didapat dari literatur-literatur yang relevan.

Untuk menentukan strategi promosi yang tepat, maka diperlukan data-data mengenai kebutuhan dan selera konsumen. Data tersebut dapat diperoleh dengan membentuk suatu tim survei untuk meneliti selera pasar. Pada Dept. Store Rembulan, strategi diskon yang selama ini sudah dijalankan cukup baik, namun akan lebih baik apabila dikombinasikan dengan pengetahuan mengenai kebutuhan dan selera pasar, sehingga diketahui produk apa saja yang dapat di promosikan pada periode tertentu.

3)      Subsistem Intelijen Pemasaran

Mengumpulkan informasi tentang pesaing. Misalnya informasi mengenai siklus hidup produk pesaing, promosinya, area pemasaran, dan omzet pesaing.

Lingkungan eksternal perusahaan berubah dengan cepat dalam artian berfluktuasi. Untuk mengetahui pergerakan produk pesaing diperlukan riset mengenai product mix pesaing, seperti promosi apa saja yang dilakukan, produk apa yang menjadi andalan pesaing, strategi harga yang dilakukan pesaing.

B.     DATABASE

Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari database. Sebagian data dalam database merupakan data yang khusus digunakan untuk fungsi pemasaran, sebagian lainnya digunakan bersama-sama dengan area fungsional lainnya.

C.     SUBSISTEM OUTPUT

1.      Subsistem Produk

Dapat membantu dalam pengambilan keputusan dalam menetapkan pilihan produk baru yang menjadi andalan Dept Store Rembulan melalui teknik-teknik dalam subsistem produk.

2.      Subsistem Tempat

Pada Dept. Store Rembulan, Subsistem Tempat membantu pengambilan keputusan distribusi dari pemasok dan pabrikan, selain itu juga dapat dikembangkan saluran informasi untuk terhubung dengan konsumen untuk mencapai keunggulan bersaing, misalnya dengan membuat website yang menampilkan produk-produk yang dipasarkan, sehingga menarik minat calon konsumen.

3.      Subsistem Promosi

Para tenaga pemasar dibekali dengan komputer dan hubungan jaringan internet dan intranet sehingga dengan mudah mengakses informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan terkait promosi.

4.      Subsistem Harga

Penentuan harga bisa berdasarkan cost based pricing dan demand based pricing. Dalam hal ini Subsistem Harga bisa mendapatkan informasi mengenai tingkat permintaan suatu barang, apabila permintaan sedang tinggi, maka penentuan harga berdasarkan demand based pricing, dengan penetapan harga yang masih wajar tentunya supaya konsumen tidak beralih ke penjual lain. Apabila permintaan turun, barang tetap harus terjual, maka bisa ditetapkan harga dengan cost based pricing.

5.      Subsistem Bauran Pemasaran

Untuk menganalisis daata melalui model yang komprehensif mengenai product mix sehingga bisa mensimulasi aktifitas-aktifitas Dept. Store di tengah persaingan pasar yang ketat. Dalam simulasi ini dapat dilihat pengaruh aktifitas Dept. Store dan respon dari aktifitas tersebut. Simulasi ini akan membantu dalam pengambilan keputusan strategi yang akan dijalankan melalui peramalan.

Penggunaan Sistem Informasi Pemasaran oleh Para Manajer

Pengguna sistem informasi pemasaran tidak terbatas pada manajer-manajer di bidang pemasaran  saja, melainkan juga manajer bidang lainnya dalam Department Store Rembulan. Bagi Manajer Pemasaran, informasi yang didapatkan dari Sistem Informasi Pemasaran berguna untuk menganalisis pemberdayaan sumber daya perusahaan dalam strategi pemasaran. Strategi itu terkait dengan product mix (bauran pemasaran) yang meliputi produk, tempat, promosi, harga.

Terhadap manajer fungsional lainnya, database dapat berbagi kegunaan, karena isis dari database tidak hanya spesifik atau unik mengenai pemasaran saja. Misalnya pada Manajer Sumber Daya Manusia, dapat diperoleh informasi mengenai kinerja tenaga pemasar, yang dapat menjadi pertimbangan pemberian bonus dan kenaikan gaji.

Kegiatan Belajar (KB) 2 Database Pemasaran

Perusahaan cold storage yang telah memasarkan produknya ke manca negara belum memiliki sistem informasi yang menunjang pemasarannya. Perusahaan selama ini melakukan kontak dengan calon pembeli hanya melalui telepon untuk menawarkan produknya. Sebenarnya mereka memiliki catatan penjualan per pembeli, jenis produk, asal Negara, kuantitas, harga, tanggal transaksi, serta tanggal pengirimannya, perusahaan ekspedisi yang digunakan, dan nama kapal. Selama tiga tahun terakhir penjualan perusahaan menurun dan mengakibatkan banyaknya penumpukan persediaan di gudang.

Kategori Database

a)      Operations Database

Bertujuan untuk pencatatan transaksi, memiliki struktur aplikasi terikat dan sulit dimodifikasi serta digunakan tidak hanya oleh departemen pemasaran namun juga oleh fungsional lainnya, pengkinian data berlangsung terus menerus sehingga didapat informasi yang real-time, rinci, namun kualitas data meragukan, tipe data berbasis pada transaksi.

Keuntungan: sangat cepat karena volume transaksi yang tinggi.

Kelemahan: karena tidak dikhususkan pada bidang tertentu, maka data-data tidak fokus pada bagian pemasaran.

b)      Data Warehouse

Bertujuan untuk pengambilan keputusan, struktur aplikasi tidak terikat dan dapat dimodifikasi, pengikinian dilakukan secara periodik seperti mingguan atau bulanan, level data tidak selalu rinci bisa juga berupa ringkasan dengan kualitas data telah teruji, tipe data deskriptif.

Keuntungan: database terpusat sehingga mudah mendeteksi tempat penyimpanan

Kelemahan: sulit diimplementasikan dengan benar, karena masih memerlukan tambahan informasi mengenai bidang pemasaran.

c)      Marketing Database

Bertujuan untuk memahami perilaku dalam bidang pemasaran, struktur aplikasi tidak terikat namun hanya dikhususkan pada pemasaran, pengkinian secara periodik (bulanan atau triwulanan), level data ringkas, dengan kualitas data telah teruji (rasional).

Keuntungan: diorganisasi atau dikhususkan untuk tujuan pemasaran

Kelemahan: berorientasi pada analisis, kurang mendukung dalam pengambilan keputusan secara realtime.

Marketing Transaction Database (MTD)

MTD memiliki konsep untuk menghubungkan langsung (interaktif) dengan konsumen, sehingga pemasar bisa memonitor selera dan kebutuhan konsumen. Informasi yang didapat dari hubungan langsung ini bisa medukung pengambilan keputusan untuk menciptakan produk baru.

MTD bertujuan untuk membuat target dan memenuhi selera pelanggan, struktur aplikasinya mudah dimodifikasi, pengkinian secara realtime, level data rinci, kualitas data terfokus pada data per konsumen.

Keuntungan : Dapat menganalisis dan mendukung pengambilan keputusan secara realtime Kelemahan   : Tidak terintegrasi dengan sistem lainnya dalam perusahaan.

Untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain sejenis, pada perusahaan cold storage, media hubungan dengan pelanggan dan calon pelanggan harus diperbaiki, caranya adalah dengan mengembangkan MTD yang berupa database yang lebih komplit, dan terhubung dengan internet sehingga dapat berinteraksi langsung dengan konsumen. Dari media interaksi langsung tersebut akan memudahkan komunikasi perusahaan dengan konsumen, dapat diinformasikan produk-produk perusahaan, penyampaian informasi insentif-insentif apa yang ditawarkan perusahaan terhadap konsumen, dan penyampaian pesan-pesan pemasaran dari perusahaan. Selain itu diketahui kebutuhan dari konsumen dan calon konsumen, sehingga dapat disusun strategi bauran pemasaran. Kesemua hal di atas akan membuka peluang untuk peningkatan penjualan, hingga peningkatan positioning perusahaan di industrinya.

Kegiatan Belajar (KB) 3 Electronic Commerce (E-Commerce)

Perusahaan otomotof yang baru dibangun tiga tahun lalu di Kalimantan Selatan, telah memiliki sistem informasi pemasaran yang memadai. Tahun depan perusahaan berencana memasuki e-commerce untuk bertransaksi dengan pihak eksternal terkait. Untuk e-commerce tersebut dipilih teknologi komputer.

Transaksi yang mungkin terjadi antara perusahaan dengan pihak eksternal.

a)      Transaksi pembelian barang pasokan,

b)      Transaksi penjualan produk ke konsumen,

c)      Transaksi penyewaan aset untuk operasional perusahaan,

d)     Transaksi investasi antara perusahaan dengan investor,

e)      Transaksi pendanaan antara perusahaan dengan investee.

Yang harus dipersiapkan perusahaan dalam memasuki e-commerce

4 hal yang harus dipersiapkan oleh suatu perusahaan jika hendak memasuki dunia e-commerce :

1)      Accessibility: Kemudahan mengakses web, kemudahan bertransaksi serta waktu pengiriman yang singkat menjadi faktor penting dalam pertumbuhan sebuah e-commerce. Dan yang tak kalah penting tentu saja pemasaran dijital yang tepat sasaran.

2)      Engagement: Engagement yang dimaksud di sini adalah engagement di dalam web/webcontent yang mampu membuat pengunjung betah berlama-lama di dalam web dan kembali lagi untuk mencari produk yang dibutuhkan. Selain konten berbentuk teks, juga bisa dibuat konten aplikasi yang mengarah ke pembelian. Contoh misal: sebuah web fashion memiliki aplikasi “what to wear this week” yaitu sebuah aplikasi yang memungkinkan pengunjung mix and match baju selama seminggu dan mengirimkan reminder nya via email/social media kepada orang yang sudah memainkan aplikasi tersebut. Setiap item yang dipilih, akan dilengkapi dengan tombol “BUY NOW”

3)      Social: Jakarta dan Bandung jadi kota “tercerewet” di dunia untuk media sosial Twitter, Indonesia jadi negara keempat tertinggi pengguna Facebook, 7 dari 10 website yang paling banyak dikunjungi di Indonesia adalah social media . 3 fakta di atas berujung pada tuntutan bagi hampir semua brand untuk “menjadi sosial” dengan memiliki presence di sosial media. Gunakan sosial media untuk berinteraksi dan memahami insight konsumen sehingga terjalin “kedekatan” yang berujung pada semakin kuatnya presence sebuah brand di benak konsumennya.

4)      Teknologi dan Infrastruktur: Saat pertama memasuki e-commerce, pemilik brand tak jarang beranggapan bahwa membangun e-commerce sesederhana membangun website jualan tanpa perlu persiapan teknologi dan infrastuktur yang kuat. Akibatnya, ketika mendapat respondyang tinggi, website jebol dan peluang transaksi pun hilang.

Dampak positif dan negatif dari e-commerce

Dampak positif dari e-commerce, yaitu :

1)      Revenue Stream (aliran pendapatan) baru yang mungkin lebih menjanjikan yang tidak bisa ditemui di sistem transaksi tradisional.

2)      Dapat meningkatkan market exposure (pangsa pasar).

3)      Menurunkan biaya operasional (operating cost).

4)      Melebarkan jangkauan (global reach).

5)      Meningkatkan customer loyality.

6)      Meningkatkan supplier management.

7)      Memperpendek waktu produksi.

8)      Meningkatkan value chain (mata rantai pendapatan).

Dampak negatif dari e-commerce adalah :

1)      Kehilangan segi finansial secara langsung karena kecurangan. Seorang penipu mentransfer uang dari rekening satu ke rekening lainnya atau dia telah mengganti semua data finansial yang ada.

2)      Pencurian informasi rahasia yang berharga. Gangguan yang timbul bisa menyingkap semua informasi rahasia tersebut kepada pihak-pihak yang tidak berhak dan dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi si korban.

3)      Kehilangan kesempatan bisnis karena gangguan pelayanan. Kesalahan ini bersifat kesalahan non-teknis seperti aliran listrik tiba-tiba padam.

4)      Penggunaan akses ke sumber oleh pihak yang tidak berhak. Misalkan seorang hacker yang berhasil membobol sebuah sistem perbankan. Setelah itu dia memindahkan sejumlah rekening orang lain ke rekeningnya sendiri.

5)      Kehilangan kepercayaan dari para konsumen. Ini karena berbagai macam faktor seperti usaha yang dilakukan dengan sengaja oleh pihak lain yang berusaha menjatuhkan reputasi perusahaan tersebut.

6)      Kerugian yang tidak terduga. Disebabkan oleh gangguan yang dilakukan dengan sengaja, ketidakjujuran, praktek bisnis yang tidak benar, kesalahan faktor manusia, kesalahan faktor manusia atau kesalahan sistem elektronik

Referensi :

Daniel, Debby Ratna dan Wiwik Supratiwi. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Universitas Terbuka, Jakarta.

Ali, Hapzi. 2010. Sistem Informasi Manajemen Berbasis Teknologi Informasi. Harta Cipta Mandiri. Jakarta.