Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi Sistem Informasi Terintegrasi

Sebuah PT. X retail bertaraf nasional anggap saja PT. X memiliki beberapa departemen dan cabang usaha. Dalam menjalankan bisnisnya PT. X dituntut untuk lebih profesional baik SDM maupun sistem teknologi informasinya. Pada tahun 2015 PT. X memiliki target bahwa semua departemen dan cabang bisnisnya harus sudah terintegrasi sistem informasinya.

Untuk mencapai target tersebut, PT. X dapat menggunakan Enterprise Resource Planning (ERP). ERP adalah sistem informasi terintegrasi yang dapat mengakomodasikan kebutuhan-kebutuhan sistem informasi secara spesifik untuk departemen-departemen yang berbeda pada PT. X. ERP terdiri dari bermacam-macam modul yang disediakan untuk berbagai kebutuhan dalam PT. X, dari modul untuk keuangan sampai modul untuk proses distribusi. Penggunaan ERP menjadikan semua sistem di dalam suatu PT. X menjadi satu sistem yang terintegrasi dengan satu database, sehingga beberapa departemen menjadi lebih mudah dalam berbagi data, dan lebih mudah pula dalam melakukan komunikasi.

Definisi ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya PT. X meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah PT. X agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas PT. X tersebut.

ERP digunakan untuk menyatukan seluruh departemen dan fungsi yang ada pada sebuah PT. X ke dalam sebuah sistem komputer terpadu yang dapat mengakomodasi seluruh kebutuhan spesifik dari departemen yang berbeda. Sistem inilah yang harus dapat memenuhi semua kebutuhan departemen dan mereduksi pekerjaan-pekerjaan manual yang ada. ERP mengintegrasikan sistem komputer yang tadinya saling berdiri sendirI pada departemen-departemen yang ada. Setiap departemen masih memiliki sistem sendiri, tetapi semua sudah terintegrasi satu sama lain, sehingga dapat memantau suatu permasalahan yang terjadi secara terstruktur.

ERP berfungsi mengintegrasikan proses-proses penciptaan produk atau jasa PT. X, mulai dari pemesanan bahan-bahan mentah dan fasilitas produksi sampai dengan terciptanya produk jadi yang siap ditawarkan kepada pelanggan (Indrajit, Djokopranoto, 2002). Selain itu ERP juga membantu mengintegrasikan data-data didalam organisasi didalam sebuah platform yang umum (ERP Wire, 2006).

Menurut Daniel E. O’Leary sistem ERP memiliki karakteristik sebagai berikut [WHI-2006]:

1.      Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan

pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

2.      Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

3.      Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi PT. X.

4.      Sistem ERP menggunakan database PT. X yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

5.      Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time).

6.      Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan

perencanaan.

7.      Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh

PT. X multinasional.

8.      Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus PT. X tanpa

melakukan pemrograman kembali.

ERP merupakan sistem terintegrasi yang mempunyai tujuan merangkum bisnis proses yang ada sehingga menjadi satu kolaborasi yang efisien dan efektif dan sistem tersebut di dukung dengan teknologi informasi dan dapat menghasilkan informasi yang menunjang PT. X menjadi lebih kompetitif. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengolahan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Oleh karena itu, hampir tidak mungkin mewujudkan konsep ERP tanpa adanya dukungan sistem berbasis komputer. Konsep-konsep dasar ERP, yaitu [OLS–2004]:

·         “ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di PT. X, meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen” (Davenport, 1998).

·         “Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi didalam, dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi” (Kumar & Van Hillsgerberg, 2000).

·         “Satu basis data, satu aplikasi, dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise” (Tadjer, 1998).

Konsep-konsep utama ERP tersebut digambarkan dalam satu diagram, oleh Davenport, seperti pada gambar berikut :

Fungsi-fungsi PT. X yang harus dilibatkan dalam suatu proses ERP adalah: perencanaan bisnis (visi, misi, dan perencanaan strategis), peramalan, proses MRP II (master planning, perencanaan produksi, pembelian, manajemen persediaan, pengendalian aktivitas, dan pengukuran kinerja manufakturing), finansial (payroll, penetapan biaya produksi, hutang, piutang, harga tetap, general ledger), sumber daya manusia, sistem informasi, rekayasa pabrik dan peralatan, dan lain-lain (Gasperz, 2004).

Pemilihan Perangkat Lunak dan Perangkat Keras Terhadap Keberhasilan Implementasi ERP

Paket ERP menyediakan bisnis proses standar dan solusi umum untuk perangkat lunak bagi para pelanggan. Lebih kurang mereka tidak dapat sepenuhnya memenuhi kebutuhan PT. X, khususnya bila proses bisnis PT. X unik / khusus. Dengan demikian, untuk meningkatkan keberhasilan, manajemen harus memilih perangkat lunak yang paling sesuai dengan kebutuhan PT. X. Para vendor ERP menggunakan platform perangkat keras, sistem operasi dan database yang berbeda dan paket ERP tertentu hanya kompatibel / sesuai dengan beberapa sistem operasi dan database organisasi. Oleh karena itu, pertama-tama PT. X perlu melakukan analisa kebutuhan untuk meyakinkan masalah apa yang perlu untuk dipecahkan dan memilih sistem ERP yang paling cocok dengan kebutuhan mereka. Perangkat keras akan dipilih kemudian menurut kebutuhan sistem ERP yang spesifik.

Menurut Zhang, Lee and Banerjee (2002), ada tiga aspek yang harus diperhatikan dalam pemilihan perangkat lunak dan perangkat keras, yaitu :

1.      Kesesuaian antara software/hardware dan kebutuhan PT. X

2.      Kemudahan dalam hal kustomisasi

3.      Kemudahan untuk pengalihan ke versi yang lebih tinggi

Sedangkan menurut penelitian yang dilakukan oleh Sum, Ang dan Yeo (1997), dalam pemilihan perangkat keras dan perangkat lunak harus disesuaikan dengan kebutuhan PT. X. Jika modul dasar dirasa sudah mencukupi, tidak perlu membeli modul tambahan. Selain itu sistem ERP yang dipilih harus mudah dalam proses kustomisasi, yang disesuaikan dengan kondisi PT. X dan juga harus mudah dalam pengalihan ke versi yang lebih tinggi. Harus ada peningkatan keunggulan sistem secara berkesinambungan dimana peningkatan ini harus tidak mengganggu pada konfigurasi sistem komputer yang ada.

Modul-modul dalam Sistem ERP

Sedikitnya ada 3 sumber daya di dalam PT. X yang perlu dikelola secara benar. Inilah mengapa perangkat lunak ERP kebanyakan mempunyai 3 modul utama sebagai berikut :

A.     Financial

1. FI - Financial Accounting

Digunakan sebagai parameter untuk perhitungan keuntungan, mengukur kinerja keuangan dengan berbasis pada data transaksi. Modul FI juga menyediakan data yang dapat digunakan sebagai alat audit dalam laporan keuangan.

2. CO-Controlling

Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan pokok :

·         Pengendalian investasi.

·         Pengendalian kegiatan keuangan, memantau dan merencanakan kegiatan pembayaran sesuai dengan jadwal.

·         Pengendalian kegiatan pembelian, pengadaan dan penggunaan dana dalam unit-unit  kerja.

·         Pengendalian biaya dan keuntungan berdasarkan semua aktifitas PT. X

3. IM - Investment Management

Modul IM berkaitan dengan fungsi modul TR, dengan modul IM lebih ditujukan untuk analisis investasi jangka panjang dan aset tetap dari PT. X untuk membuat keputusan.

4. EC - Enterprise Controlling

Modul EC adalah untuk memberikan akses mengenai :

·         Kondisi keuangan PT. X

·         Hasil dari perencanaan dan pengendalian PT. X

·         Pengembangan Investasi

·         Pemeliharaan asset- aset yang dimiliki

·         Pengembangan SDM PT. X

·         Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan

·         Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba

5. TR - Treasury

Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting

dengan aktifitas logistik dan transaksi keuangan.

B. Distribution dan Manufacturing

1. LE - Logistics Execution

Modul LO merupakan modul yang terkati dengan modul lain, seperti modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Modul ini fokus pada pengaturan logistik dari pembelian hingga distribusi..

2. SD - Sales Distribution

Modul SD ditekankan pada penggunaan strategi penjualan yang mampu mengantisipasi perubahan pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktifitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan keuntungan yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.

3. MM - Materials Management

Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktifitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi nmaterial, termasuk energi dan

pelayanan.

4. PP - Production Planning

Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk.

5. PM - Plant Maintenance

Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktifitas operasional yang sedang berjalan.

6. QM - Quality Management

Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

7. PS - Project System

Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan berikut ini:

·         Perencanaan terhadap waktu dan nilai

·         Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan

·         menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktifitas dan penjadwalan

·         Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia

·         Pemantauan terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan

·         Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

C. Human Resources

Berfungsi untuk:

·         Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM PT. X

·         Melindungi data personalia dari pihak luar

·         Membangun sistem perekrutan dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir

Arsitektur ERP

Sistem ERP sekarang ini banyak menganut sistem arsitektur 3-tier atau lebih.

Dalam sistem arsitektur 3-tier, user interface berjalan di client.

·         Presentation Layer : Graphical User Interface (GUI) atau browser untuk memasukkan data atau mengakses fungsi sistem

·         Application Layer : aturan bisnis, logika fungsi, dan program yang menerima/mengirim dari/ke server database

·         Database Layer : Manajemen transaksi data termasuk pula metadatanya

Keuntungan ERP

Tentang keuntungan sistem ERP bagi PT. X, terdapat persepsi umum yang mungkin belum tepat, yaitu bahwa implementasi sistem ERP akan meningkatkan fungsionalitas PT. X dengan cepat. Tercapainya harapan yang tinggi berupa penghematan biaya dan peningkatan layanan, sangat bergantung pada seberapa jauh kita memilih sistem ERP yang sesuai dengan fungsionalitas PT. X dan seberapa optimal kita melakukan modifikasi dan konfigurasi ulang atas proses-proses yang ada pada sistem agar sesuai dengan kultur bisnis, strategi, dan struktur PT. X. Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu dalam konsep ERP ini antara lain dapat disebutkan sebagai berikut:

·         ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam PT. X, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

·         ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta mata uang, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.

·         ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer yang terpisah.

·         ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan ’Bagaimana keadaan kita ?’; tetapi juga mampu menjawab pertanyaan ’Apa yang kita kerjakan untuk menjadi lebih baik ?’.

·         ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuan memadukannya.

Secara keseluruhan sistem ERP diharapkan dapat meningkatkan tulang punggung fungsionalitas, baik pada bagian operasional maupun antarmuka dengan konsumen secara simultan.

Penerapan Sistem ERP dalam PT. X

Ada beberapa alternatif cara dalam menerapkan sistem ERP, diantaranya adalah :

1. Melakukan instalasi aplikasi ERP secara langsung dan menyeluruh. PT. X mengganti sistem lama dengan sistem ERP.

Cara ini tentu juga mengandung resiko, seperti kesiapan PT. X dengan sistem yang baru. Apakah sumber daya yang ada di dalamnya sudah siap untuk mengoperasionalkan sistem ERP atau belum. Sering kali proses implementasi akan berjalan lambat karena proses tidak dilakukan secara bertahap per bagian dahulu.

2. Melakukan strategi franchise, cara ini dilakukan dengan cara mengimplementasi beberapa sistem ERP yang berbeda pada setiap unit bisnis pada PT. X. Semua sistem ini juga saling terhubung dengan modul – modul yang umum seperti modul keuangan. Implementasi biasanya focus pada satu unit dahulu yang dijadikan pilot project. Ini mengurangi resiko kegagalan sambil menguji sistem ERP di unit itu apakah bisa berjalan dengan baik. Apabila hasilnya ternyata memuaskan, maka sistem ERP dapat. Diimplementasikan ke unit yang lain secara bertahap berdasarkan referensi pilot project.

Dukungan Manajemen Puncak Terhadap Keberhasilan Implementasi ERP

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Zhang, Lee, Banerjee (2002), yaitu Dukungan manajemen puncak dalam implementasi ERP mempunyai dua segi utama, yaitu memiliki jiwa kepemimpinan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan.

Duchessi, et al. (1998) menyimpulkan bahwa komitmen dari manajemen puncak dan pelatihan yang cukup merupakan faktor-faktor penentu keberhasilan yang penting dalam implementasi ERP. Komitmen dari manajemen puncak harus ditekankan pada seluruh bagian dalam suatu organisasi. Dukungan dari manajemen puncak merupakan faktor kritis pada kelangsungan hidup proyek.

Kesediaan untuk menyediakan sumber daya yang diperlukan merupakan suatu indikasi dari komitmen/keterlibatan manajemen puncak terhadap proyek ERP. Implementasi bisa gagal jika sebagian dari sumber daya kritis (seperti karyawan, dana dan alat-alat) tidak tersedia. Manajemen puncak harus dapat menciptakan suatu kesadaran bahwa keberhasilan implementasi ERP akan dapat meningkatkan efektivitas PT. X.

Pengaruh Keberhasilan Implementasi ERP Terhadap Keunggulan Bersaing PT. X

Para user ERP memperoleh keunggulan bersaing dari penerapan sistem ERP tersebut dan memanfaatkan data yang dihasilkan. Selain itu, para user mengatakan bahwa sistem dapat membuat mereka lebih cepat bergerak dalam pasar dibanding dengan menggunakan program yang biasa dilakukan oleh PT. X. Para user menemukan bahwa keuntungan yang paling besar dari paket ERP adalah bahwa mereka memaksa PT. X untuk membangun PT. X dengan proses bisnis yang sudah terbukti dari paket ERP tersebut, dibanding bila PT. X harus menyusun proses bisnis mereka sendiri. Dengan suatu paket aplikasi, para user dapat berkonsentrasi pada bisnis yang ada. Sistem ERP juga mengijinkan para user untuk menyesuaikan secara cepat perubahan dalam bisnis mereka, dimana paket aplikasi tersebut dapat dibangun kembali melalui kustomisasi. Secara sederhana, dengan memiliki sistem ERP merupakan suatu keunggulan bersaing sebab dapat memberi PT. X landasan / dasar bagi jalannya bisnis PT. X dan kemudian berkonsentrasi untuk merebut penguasaan pasar. PT. X dapat bergerak dan menyesuaikan secara cepat pada permintaan pasar (Weston, R, 1998).

Referensi :

Wibisono, Setyawan. 2005. Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi Sistem Informasi Terintegrasi. Universitas Stikubank. Semarang.

Isnaeni, Lita Aprilia. 2005. Perancangan Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Menggunakan Openbravo Modul Sales Management Sub Modul Sales Order Pada PT. ABC. Universitas Gunadarma. Depok.

Winahyu, Titis Restu. 2005. Analisis Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan Dalam Implementasi Paket Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Untuk Mencapai Keunggulan Bersaing PT. X. Universitas Diponegoro. Semarang.

Wawan Dewanto, Falahah. 2007. ERP (Enterprise Resource Planning) Menyelaraskan Teknologi Informasi Dengan Strategi Bisnis. Informatika. Bandung.

Daniel, Debby Ratna dan Wiwik Supratiwi. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Universitas Terbuka. Jakarta.