SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PADA KANTOR PELAYANAN PAJAK

Sistem Pendukung Keputusan atau DSS (Decision suport System) merupakan sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan pemanipulasian data. Sistem itu digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorang pun tahu secara pasti. Persoalan pengambilan keputusan, pada dasarnya adalah bentuk pemilihan dari berbagai alternatif tindakan yang mungkin dipilih yang prosesnya melalui mekanisme tertentu, dengan harapan akan menghasilkan sebuah keputusan yang terbaik. Penyusunan model keputusan adalah suatu cara untuk mengembangkan hubungan-hubungan logis yang mendasari persoalan keputusan ke dalam suatu model matematis, yang mencerminkan hubungan yang terjadi diantara faktor- faktor yang terlibat.

Setiap keputusan itu bertolak dari beberapa kemungkinan atau alternatif untuk dipilih. Setiap alternatif membawa konsekuensi-konsekuensi. Ini berarti, sejumlah alternatif itu berbada satu dengan yang lain mengingat perbedaan dari konsekuensi-konsekuensi yang akan ditimbulkannya. Pilihan yang dijatuhkan pada alternatif itu harus dapat memberikan kepuasan karena kepuasan merupakan salah satu aspek paling penting dalam keputusan (Suryadi , 1998).

Menurut Simon, pengambilan keputusan meliputi empat tahap yang saling berhubungan dan berurutan (Simon, 1980). Empat proses tersebut adalah :

1.      Intelligence

Kegiatan intelijen ini merupakan kegiatan mengamati lingkungan untuk mengetahui kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki. Kegiatan ini merupakan tahapan dalam perkembangan cara berfikir. Untuk melakukan kegiatan intelijen ini diperlukan sebuah sistem informasi, dimana informasi yang diperlukan ini didapatkan dari kondisi internal maupun eksternal sehingga seorang manajer dapat mengambil sebuah keputusan dengan tepat.

2.      Design

Kegiatan merancang merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk dilakukan. Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif. Pertimbangan-pertimbangan utama telah diperkenalkan oleh Simon untuk melakukan tahapan ini, apakah situasi keputusan ini terprogram atau tidak.

3.      Choice

Kegiatan memilih dan menelaah ini digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih

4.      Implementation

Tahap Impelementasi dilakukan penerapan terhadap rancangan sistem yang telah dibuat pada tahap perancanagan serta pelaksanaan alternatif tindakan yang telah dipilih pada tahap pemilihan.

Komponen dari Sistem Pendukung Keputusan

Sistem pendukung keputusan terdiri dari beberapa subsistem, yang diantaranya

1. Pengelolaan Data ( Data Management)

Pengelolaan data termasuk database, di mana berisi data yang relevan untuk situasi dan dikelola oleh software yang disebut DBMS (Database Management System ),

2. Pengelolaan Model (Model Management)

Paket Software di mana termasuk financial, statistic, management science, atau model kuantitif lainnya, dimana menyediakan kemampuan analitis sistem dan software manajemen yang cocok.

3. Komunikasi (Subsistem Dialog)

Pemakai dapat mengkomunikasikan dan memerintahkan sehingga untuk itu diperlukan suatu antar muka pemakai (Use Interface)

4. Pengelolaan Pengetahuan (Knowledge Management )

Subsistem yang dapat dipilih untuk dapat mendukung setiap subsistem lain atau bertindak sebagai komponen yang berdiri sendiri.

5. Pemakai (User)

Pemakai yang mengaplikasikan pengetahuan ataupun sebagai pengguna dari sistem

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PADA KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA TEGAL

Di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Tegal tempat saya bekerja, Sistem Pendukung Keputusan atau DSS ini dapat diterapkan dalam proses penilaian kinerja dalam bentuk sistem pendukung keputusan penilaian karyawan berprestasi.

Penilaian kinerja digunakan untuk mengevaluasi hasil kerja seluruh karyawan secara kuantitatif dan kualitatif. Dalam proses penilaian Pegawai Negeri Sipil melalui sasaran kinerja pegawai (SKP), peran sistem pendukung keputusan akan membantu pihak manajemen dalam mencapai tujuan dari penilaian kinerja pegawai, seperti promosi jabatan, tanpa mengesampingkan parameter-parameter yang sudah ditentukan oleh pihak KPP Pratama Tegal.

Untuk membantu proses penilaian karyawan, perlu dibuat sebuah sistem informasi yang dapat memberikan masukan bagi manajemen dalam membuat keputusan yang tepat bagi pengembangan potensi setiap karyawan. Adanya sistem penilaian karyawan ini diharapkan dapat mengurangi subyektifitas dalam pengambilan keputusan. keputusan yang akan diambil diharapkan dapat sesuai dengan harapan, sehingga tidak ada pihak yang dirugikan juga tepat sasaran, karyawan yang memiliki kompetensi ditempatkan sesuai dengan jabatannya.

Sistem pendukung keputusan yang akan di rancang menggunakan metode profile matching dengan analisis gap. Analisis gap dimaksudkan agar proses penilaian karyawan dapat berjalan secara objektif berdasarkan penilaian standar yang dimiliki oleh perusahaan. Hasil proses ini berupa ranking yang akan menjadi dasar rekomendasi bagi para pengambil keputusan untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Dengan adanya penilaian secara objektif maka diharapkan akan memberikan motivasi kepada seluruh karyawan untuk memberikan yang terbaik kepada perusahaan.

A.    Penentuan Ranking Kandidat

Dalam penentuan peringkat (ranking) kandidat yang diperlukan, terdapat aspek yang menentukan, Aspek-aspek Penlilaian dalam studi kasus ini diambil berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 46 tahun 2011 tentang penilaian prestasi kerja pegawai negeri sipil yang meliputi :

1.      SKP meliputi aspek:

a)      kuantitas;

b)      kualitas;

c)      waktu; dan

d)     biaya.

2.      Perilaku Kerja berdasarkan

a)      orientasi pelayanan;

b)      integritas;

c)      komitmen;

d)     disiplin;

e)      kerja sama; dan

f)       kepemimpinan.

Kemudian aspek-aspek ini, dibagi menjadi 2 bagian untuk proses perhitungannya dengan memilahnya ke dalam dua kelompok, yaitu :

1.      Core Factor (Faktor Utama)

Core factor merupakan aspek (kompetensi) yang paling menonjol/paling dibutuhkan oleh suatu jabatan yang diperkirakan dapat menghasilkan kinerja optimal.

2.      Secondary factor (Faktor Pendukung)

Secondary factor adalah item-item selain aspek yang ada pada core factor.

B.     Analisis Dan Perancangan

1.    Proses Perhitungan Pemetaan Gap Kompetensi

Yang dimaksud dengan gap disini adalah beda antara profil jabatan dengan profil karyawan.

Berikut contoh perhitungan Gap untuk masing-masing aspek:

a)      Aspek SKP (Sasaran Kinerja Pegawai)

Pada aspek ini, dilakukan proses perhitungan Gap antara profil pegawai dan profil jabatan untuk masing-masing faktor penilaian. Perhitungan bisa dilihat dibawah ini.

b)      Aspek Prilaku Kerja

Pada aspek ini, dilakukan proses perhitungan Gap seperti pada aspek pertama antara profil pegawai dan profil jabatan untuk masing-masing faktor penilaian perhitungan bisa dilihat dibawah ini.

Setelah diperoleh Gap pada masing-masing pegawai, setiap profil pegawai diberi bobot nilai dengan patokan tabel bobot nilai Gap. Seperti yang terlihat pada tabel berikut.

Dengan demikian, setiap pegawai akan memiliki bobot nilai seperti di bawah ini :

2.    Perhitungan dan Pengelompokan Core dan Secondary Factor

Perhitungan Core Factor ditunjukkan dengan rumus di bawah ini:

Perhitungan secondary factor dapat ditunjukkan dengan rumus berikut:

a)      Aspek SKP (Sasaran Kinerja pegawai)

b)      Aspek Perilaku Kerja

3.    Perhitungan Nilai Total

Dari hasil setiap perhitungan setiap aspek, kemudian dihitung nilai total berdasarkan persentase dari core & secondary factor yang diperkirakan berpengaruh terhadap kinerja tiap-tiap profil.

4.    Perhitungan Penentuan Ranking

Hasil akhir dari pencocokan profil adalah ranking dari kandidat. Perhitungan tersebut bisa ditunjukkan dengan rumus di bawah ini:

Ranking = (x) % N1 + (x) % N2

C.    Implementasi

1.    Implementasi Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan untuk mengimplementasikan sistem menggunakan spesifikasi sebagai berikut :

a)      Processor 1.6 GHz ~ lebih tinggi

b)      Memori (RAM) 1 GB

c)      Mouse

d)     Keyboard

e)      Harddisk minimum 3 GB

f)       Video Card DirectX 9

g)      Monitor 14”

2.    Implementasi Perangkat Lunak

Untuk pengembangan sistem ini digunakan bahasa pemrograman php4, mysql database. Php 4 dipilih sebagai bahasa pemrograman pengembangan karena menyediakan fasilitas memadai object oriented programing. Dalam pengembangan sistem ini juga si gunakan framework CodeIgniter v. 2.1.3 Spesifikasi minimum perangkat lunak (software) untuk komputer server terdiri dari :

a)      Windows 7

b)      Tool Php 4

c)      mysql database

d)     Framework : Codeigniter 2.1.3

e)      Mozilla Firefox atau google chrome untuk browser

3.    Implementasi Antarmuka

Pada bagian ini akan diimplementasikan antar muka program yang dibangun.

Antarmuka Form menu utama

Antarmuka form Aspek penilaian

Antarmuka form faktor penilaian

Referensi :

Hariman, Irman. 2014. Sistem Pendukung Keutusan Penilaian Karyawan Berprestasi. STMIK LPKIA. Bandung.

Kusrini dan Aprison Wolla Gole. Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Prestasi Pegawai Nakertrans Sumba Barat di Waikabubak. STMIK AMIKOM. Yogyakarta

Dwipayani, Made Intan, Anton Setiawan Honggowibowo dan Dwi Nugraheny. -. Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Cuti Pegawai Menggunakan Metode Technique For Order Preference By Similarity To Ideal Solution (Topsis). Sekolah Tinggi Teknologi Adisutjipto. Yogyakarta.

Kadarsah, Suryadi, dan Ramdani, M. Ali. 2002. Sistem Pendukung Keputusan: Suatu Wacana Idealisasi dan Implementasi kosep pengambilan keputusan. PT. Remaja Rosda Karya. Bandung.

Daniel, Debby Ratna dan Wiwik Supratiwi. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Universitas Terbuka. Jakarta.

Ali, Hapzi. 2010. Sistem Informasi Manajemen Berbasis Teknologi Informasi. Harta Cipta Mandiri. Jakarta.