Critical Success Factors Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Tegal

Critical success factors (CSF) merupakan sebuah strategi analisa yang membantu seorang manajer untuk mencapai tujuan dari perusahaan, termasuk faktor-faktor yang akan mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan pencapaian tujuan. CSF dapat ditentukan jika objektif atau arah dan tujuan organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan.

Analisa CSF menghubungkan sebuah Sistem Informasi yang akan diimplementasikan dengan tujuan pembuatan Sistem Informasi itu sendiri. Dengan demikian, Sistem Informasi dapat dibuat sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.

Jenis perusahaan yang akan saya ulas adalah Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Tegal, suatu kantor Pemerintah di bawah naungan Direktorat Jenderal Pajak (DJP) Kementerian Keuangan. Visi KPP Pratama Tegal sama dengan visi yang telah ditetapkan oleh DJP yaitu menjadi institusi penghimpun penerimaan negara yang terbaik demi menjamin kedaulatan dan kemandirian negara. Sedangkan misi Visi KPP Pratama Tegal sama dengan misi yang telah ditetapkan oleh DJP yaitu menjamin penyelenggaraan negara yang berdaulat dan mandiri dengan: 

1.      mengumpulkan penerimaan berdasarkan kepatuhan pajak sukarela yang tinggi dan penegakan hukum yang adil; 

2.      pelayanan berbasis teknologi modern untuk kemudahan pemenuhan kewajiban perpajakan; 

3.      aparatur pajak yang berintegritas. kompeten dan profesional; dan

4.      kompensasi yang kompetitif berbasis sistem manajemen kinerja

Jadi KPP Pratama Tegal memiliki tujuan untuk menghimpun penerimaan Negara dari sektor perpajakan di wilayah kerjanya yang meliputi Kota Tegal, Kabupaten Tegal dan Kabupaten Brebes.

Untuk mencapai tujuan organisasi, pimpinan memerlukan informasi akurat untuk membuat perencanaan umum mengenai langkah-langkah konkrit yang harus dilakukan. Sistem informasi digunakan untuk memilah informasi yang masuk, agar lebih sesuai dengan kebutuhan manajer.
Untuk memudahkan manajer membuat keputusan, data yang masuk itu dikaitkan dengan faktor yang disebut sebagai critical success factor (CSF).

Beberapa critical succes factor (CSF) dalam KPP Pratama Tegal di antaranya adalah jumlah pemutakhiran profil Wajib Pajak, jumlah aktivitas penggalian potensi dan jumlah aktivitas selain penggalian potensi.

Untuk membantu pimpinan dalam mengolah informasi tersebut, DJP telah membuat sebuah Aplikasi berbasis web yang dinamakan ApproweB (Aplikasi Profil Wajib Pajak Berbasis Web).

Konsep Aplikasi

ApproweB merupakan aplikasi Profil Wajin Pajak (WP) dan Pengawasan Penerimaan untuk membantu AR dalam melakukan penggalian potensi WP melalui kegiatan analisis data WP di dalam Profil. Data-data yang ada dalam profil diharapkan dapat memberi gambaran lebih jelas bagi pimpinan dalam mengawasi kepatuhan WP dalam memenuhi kewajiban perpajakannya. Fitur lainnya adalah mendokumentasikan kegiatan penggalian potensi sehingga kegiatan ini lebih mudah diawasi.

Pengguna Aplikasi

Pengguna ApproweB terbagi pada beberapa tingkatan, yaitu pengguna di tingkat Kantor Pelayanan Pajak, Kantor Wilayah DJP dan Kantor Pusat. Di masing-masing tingkatan ditentukan siapa saja pengguna yang diberi akses dan seberapa besar akses yang diberikan. Rinciannya sebagai berikut.

 Kebutuhan Sistem Minimal

Agar ApproweB dapat berjalan secara optimal, perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) Anda harus memenuhi syarat kebutuhan minimal yang dianjurkan. Berikut ini kebutuhan sistem minimal untuk menjalankan aplikasi:

1.      Perangkat keras :

-          pentium IV;

-          memori 512 MB;

-          ruang hard disk tersisa 200 M

2.      Perangkat lunak :

-          Operating system (windows XP/Vista/7/

-          Google Chrome dan Mozilla Firefox (disarankan versi 10 keatas)

Sumber data yang digunakan ApproweB berasal dari basis data DJP. ApproweB menggunakan data tersebut untuk membentuk profil WP yang diperkaya juga dengan isian manual oleh AR.

Alur Tampilan Informasi

Berikut ini bagan alur tampilnya informasi pada ApproweB.

Sebagaimana terlihat dalam bagan alur tersebut, data yang tampil dalam ApproweB bersumber dari data ODS. Data ODS sendiri berasal dari basis data (SI DJP/SIPMOD). Kuantitas dan kualitas data yang ditampilkan dalam ApproweB ditentukan oleh basis data yang ada di dalam ODS.

Pembahasan CSF pada ApproweB

1.      Pemutakhiran Profil WP

Pada prinsipnya, pemutakhiran Profil WP dilakukan oleh dua pihak. Pertama, pemutakhiran profil yang dilakukan sistem secara otomatis. Kedua, pemutakhiran profil secara manual oleh AR. Pemutakhiran oleh sistem secara otomatis dilakukan secara berkala dengan melakukan pemutakhiran basis data ApproweB yang bersumber dari Operating Data Store (ODS) Direktorat TIP. Sedangkan bagian profil dimutakhirkan secara manual oleh AR.

a)      Pemutakhiran manual

Terdapat 2 jenis metode pemutakhiran profil secara manual, yaitu :

-          Mengisi form tabel standar yang sudah disiapkan.

-          Mengisi uraian dalam bentuk teks secara bebas yang dapat dilampiri berbagai macam jenis berkas (file upload).

a)      Pemutakhiran otomatis

Bagian profil yang datanya diperoleh dari SPT WP tidak perlu lagi diisi secara manual kedalam aplikasi. Data tersebut secara berkala akan diisi secara otomatis ke dalam aplikasi.

Data tersebut meliputi: Data Pemegang Saham, Data Dewan Komisaris, Data Dewan Direksi, dan lain-lain.

2.      Aktivitas Penggalian Potensi

Aktivitas AR terkait penggalian potensi pajak per WP dianggap sebagai sebuah proyek. Proyek ini dimulai dari pengumpulan data, analisis data, pembuatan kertas kerja, klarifikasi data hingga pengawasan atas penyelesaian proyek penggalian potensi pajak tersebut.

Aktivitas penggalian potensi yang dilakukan AR saat ini dapat didokumentasikan di dalam ApproweB. Dengan adanya dokumentasi ini, pengawasan kegiatan penggalian potensi dapat lebih mudah dilakukan. AR juga akan memiliki dokumentasi terhadap apa yang telah dilakukan terhadap WP. Pihak lain yang terlibat dalam kegiatan pengawasan penggalian potensi (kepala seksi waskon, kepala kantor, kanwil) dapat menganalisis secara spesifik sumber dan analisis potensi yang telah dilakukan oleh AR sebelum menanyakan langsung ke AR.

Pengisian kegiatan pengalian potensi dimulai dengan pengisian Analisis Data yang merupakan asal potensi pajak yang diperkirakan akan diperoleh. Kemudian pengisian tindak lanjut atas Analisis Data tersebut, misalnya Himbauan dan Responnya, Konseling yang dilakukan, Usul Pemeriksaan dan Realisasi Potensi dari kegiatan tersebut.

3.      Aktivitas selain Penggalian Potensi

Aktivitas AR yang masuk kategori aktivitas selain penggalian potensi dalam aplikasi ini meliputi 4 subbagian yaitu:

-          Konsultasi

-          Korespondensi

-          Kunjungan AR

-          Aktivitas Lainnya 

Referensi :

Daniel, Debby Ratna dan Wiwik Supratiwi. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Universitas Terbuka. Jakarta.

Ali, Hapzi. 2010. Sistem Informasi Manajemen Berbasis Teknologi Informasi. PT. HCM. Jakarta.

Tim Penyusun Panduan Penggunaan ApproweB. 2012. Panduan Penggunaan ApproweB. Direktorat Jenderal Pajak. Jakarta.