ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN SEBAGAI PENGEMBANGAN E-GOVERNMENT

BAB I
PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang Masalah

Indonesia adalah negara dengan jumlah penduduk terbanyak keempat di dunia. Berdasarkan data dari CIA World Factbook 2017, jumlah penduduk Indonesia pada tahun 2015 lalu mencapai 255.461.700 jiwa. Besarnya jumlah penduduk tersebut membutuhkan perhatian khusus dari Pemerintah dalam melakukan pendataan administrasi penduduk. Diperlukan sistem administrasi kependudukan yang valid, sederhana dan mudah digunakan (user friendly). Administrasi kependudukan merupakan salah satu bagian yang sangat penting di pemerintahan guna meningkatkan pelayanan kepada publik.

Pada dasarnya sistem administrasi kependudukan merupakan bagian dari sistem administrasi negara, yang mempunyai peranan sangat penting dalam pemerintahan untuk mengelola data kependudukan. Setiap orang berhak mendapatkan pelayanan administrasi kependudukan dengan baik dan mudah. Peningkatan kesadaran penduduk dan peran serta untuk ikut mendukung perencanaan pembangunan sistem administrasi kependudukan guna meningkatkan pelayanan terhadap publik.

Sejalan dengan tujuan penyelenggaraan administrasi kependudukan, maka pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil merupakan bagian penting dari sistem administrasi kependudukan yang pelu ditata dengan sebaik-baiknya agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintah dan pembangunan.

Pengelolaan data penduduk merupakan tanggun jawab pemerintah kabupaten/kota di mana dalam pelaksanaannya diawali dari desa/kelurahan. Dalam pelayanan pengurusan administrasi baik itu pendaftaran penduduk maupun pembuatan surat keterangan yang lainnya perlu dilakukan dengan benar dan cepat agar penduduk dapat merasa mendapatkan pelayanan yang memuaskan.

Kemajuan teknologi yang sangat cepat mengharuskan instansi mengikuti perkembangan teknologi, untuk itu suatu instansi membutuhkan suatu system informasi yang mendukung kebutuhan instansi pemerintah dalam menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja maupun dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Dengan suatu sistem informasi administrasi kependudukan maka pengolahan data akan lebih mudah dan efisien. Kita bisa mengolah data-data yang bersangkutan dengan pengurusan kependudukan di suatu daerah.

B.     Perumusan Masalah

Pencatatan biodata penduduk diarahkan pada pemenuhan data dari setiap penduduk dan keluarga yang merupakan tanggung jawab pemerintah kabupaten/kota. Data tersebut merupakan sumber basis data kependudukan secara nasional yang menjadi tanggung jawab pusat (dalam hal ini Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan). Namun hingga saat ini di Indonesia hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil yang berupa data/laporan belum dapat secara maksimal didayagunakan untuk kepentingan pelayanan publik. Banyak sekali peristiwa, seperti kelahiran, perkawinan, dll belum ditata secara benar. Begitu juga masalah kependudukan, seperti pindah datang belum ditata secara baik, bahkan penduduk masih banyak yang belum memiliki dokumen penduduk.

Berdasarkan permasalahan tadi, maka dapat diidentifikasikan permasalahan yang terjadi, yatu kurangnya sarana pelayanan publik untuk menyebarkan informasi tentang pelayanan pembuatan dokumen kependudukan seperti KTP (Kartu Tanda Penduduk), KK (Kartu Keluarga) surat keterangan pindah dan lainnya mengakibatkan lambatnya pembuatan surat-surat pengurusan biodata penduduk. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem informasi administrasi kependudukan berbasis komputer yang memanfaatkan teknologi komputer yang dapat menyajikan informasi secara cepat dan akurat.

BAB II
ANALISIS

A.      Penggunaan Sistem Informasi Berbasis Komputer (Computer Based Information System/CBIS)

E-government adalah penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi oleh  pemerintah
dalam rangka memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya serta hal lain yang berkaitan dengan pemerintah. E-government dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, dan administrasi publik, untuk meningkatkan efesiensi kerja pada lingkungan internal serta memberikan pelayanan publik secara efektif dan efisien.  Dengan pengembangan e-government penetaan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dapat dioptimalkan dengan memanfaatkan teknologi informasi.

Kerangka Pengembangan e-government di Indonesia dapat mengacu kepada Kerangka Sistem Informasi Nasional (Sisfonas) seperti yang terlihat pada gambar 1 dibawah ini

Pada gambar 1 tersebut terlihat bahwa Sistem Informasi merupakan bentuk aplikasi pada masing-masing bidan (dinas atau badan) yang berada pada masing-masing instansi pemerintah. Secara bertahap Sistem Informasi ini dipadukan menjadi Sistem Informasi Nasional yang bersinergi antara satu sistem dengan sistem lainnya. Pada akhirnya terwujudlah suatu Sistem E-Government yang menjamin interaksi G2G, G2B, dan G2C.

SIAK adalah Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem informasi yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi di bidang kependudukan. Administrasi kependudukan meliputi Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.

Tujuan adanya SIAK, yaitu :

1.      Database Kependudukan terpusat

2.      Ddatabase Kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain (Statistik, Pajak, Imigrasi, dll)

3.      Sistem SIAK terintegrasi (RT/RW, Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran Penduduk, Catatan Sipil, dll)

4.      Standarisasi Nasional 

Untuk merancang aplikasi SIAK ini, digunakan tahapan-tahapan sebagai berikut :

1.      Pengumpulan data, dengan melakukan tinjauan dokumen untuk pembuatan deskripsi masalah

2.      Analisis Permasalahan

3.      Membuat gambaran proses sistem

4.      Membuat rancangan basis data, dengan metode pemodelan Entit

5.      Relationship (E-R) Diagram.

Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui bahwa SIAK menggunakan Sistem Informasi Berbasis Komputer (Computer Based Information System/CBIS), di mana semua bagian terhubung melalui satu jaringan yang saling terkoneksi satu dengan yang lainnya sehingga kegiatan-kegiatan yang memerlukan pendeteksian oleh departemen selain departemen pelaksana (admin pegawai tetap yang ditunjuk oleh kepala dinas kependudukan atau catatan sipil) akan dapat langsung diperoleh pada saat direkam. Data yang direkam oleh dinas kependudukan atau catatan sipil di suatu daerah akan terekam ke dalam database nasional sehingga dapat dimanfaatkan oleh daerah lain di seluruh Indonesia. Jadi penggunaan CBIS ini menjamin terwujudnya sistem informasi yang terhubung (online), tepat waktu (real time) dan dapat dipercaya (reliable).

CBIS dapat membantu Pemerintah dalam memasuki kegiatan era global yang serba cepat dan membutuhkan kemampuan mengambil keputusan dengan cepat. CBIS memiliki pola yang teratur sehingga dapat membantu menelusuri waktu terjadinya kesalahan dan siapa yang harus bertanggungjawab.

B.       Dukungan Elemen Lingkungan

Untuk membangun SIAK ini diperlukan komitmen dan kerja sama antara instalasi terkait disemua tingkatan dalam kerangka membangun basis data, yang berasal dari berbagai instalansi secara terintegrasi. Maka diperlukan adanya dukungan peran serta masyarakat dengan berbagai institusi.

Keberhasilan pelaksanaan SIAK, sebagai salah satu program yang menggunakan Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS), dipengaruhi oleh lingkungan sekitar organisasi. Elemen lingkungan dapat dikelompokkan minimal menjadi delapan kelompok, yaitu kelompok konsumen, kelompok supplier, kelompok serikat pekerja, kelompok institusi keuangan, kelompok pemegang saham, kelompok pemerintah, kelompok masyarakat global dan kelompok kompetitor. (McLeod, 2001:28)

1)      Kelompok konsumen

Untuk melakukan pendaftaran penduduk, Penduduk yang bersangkutan datang ke kantor administrasi kependudukan, kemudian petugas akan memberikan formulir pendaftaran penduduk untuk diisi oleh penduduk tersebut. Kelompok konsumen di program SIAK ini adalah masyarakat Indonesia yang berhak untuk mendapatkan pelayanan kependudukan. Perlu partisipasi dan dukungan dari masyarakat Indonesia dengan mendaftarkan diri dan mengisi formulir pendaftaran secara lengkap dan jelas demi terwujudnya kevalidan data.

2)      Kelompok pemasok/supplier

Kelompok supplier ini merupakan agen atau lembaga yang bertindak sebagai penyedia sarana dan prasarana pelaksanaan SIAK. Pemerintah membutuhkan dukungan pemasok untuk menyediakan bahan baku KTP, Akta kelahiran, Akta kematian, Akta perkawinan, dan lain-lain, alat perekam tandatangan, alat perekam sidik jari, scan retina mata dan peralatan lainnya. Tanpa pemasok, Pemerintah akan mengalami kesulitan besar untuk menjalankan SIAK ini.

3)      Kelompok serikat pekerja

Serikat pekerja merupakan lembaga yang sangat diperlukan oleh sebuah perusahaan karena lembaga tersebut menyediakan tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pemerintah membutuhkan Sumber Daya Manusia yang berkualitas untuk menjalankan SIAK ini.

4)      Kelompok institusi keuangan

Kelompok institusi keuangan merupakan lembaga yang mengatur atau menyediakan dana bagi Pemerintah, dalam hal ini Kementerian Keuangan. Pemerintah membutuhkan dukungan dana untuk dapat menjalankan program SIAK untuk pembelian bahan, pembelian sarana dan pra sarana serta untuk biaya petugas pelaksana/tenaga kerja.

5)      Kelompok pemegang saham

Setiap perusahaan pasti memiliki pemegang saham yang merupakan pemilik modal bagi perusahaan tersebut. Perusahaan membutuhkan pemegang saham karena Perusahaan membutuhkan Modal Kerja dari para Pemegang Saham untuk menjalankan bisnis. Begitu juga dengan Pemerintah yang membutuhkan sumber pendapatan Negara untuk menjalankan program ini, sehingga butuh dukungan masyarakat melalui partisipasi aktif mereka dalam membayar pajak.

6)      Kelompok pemerintah

Pemerintah merupakan lembaga yang paling berkuasa di lingkungan di mana perusahaan tersebut berdiri. Dukungan Pemerintah dapat berwujud dikeluarkannya kebijakan serta serangkaian kebijakan dan programnya.

7)      Kelompok masyarakat global

Komunitas global merupakan sebutan untuk orang-orang yang tinggal di dekat lingkungan perusahaan. Dukungan kelompok ini dapat berupa partisipasi aktif dari masyarakat Indonesia secara umum atau dukungan dari kelembagaan lain di luar Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan

8)      Kelompok kompetitor

Pesaing merupakan lembaga atau perusahaan lain yang mempunyai bisnis sama atau serupa. Di antara pesaing dan sebuah perusahaan terjalin hubungan unik yang bisa membuat masing-masing pihak saling termotivasi untuk menjadi yang terbaik. Perusahaan harus mempelajari informasi tentang pesaingnya jika perusahaan tersebut ingin maju. Dalam kaitannya dengan program SIAK ini, tidak terdapat pesaing karena program ini berlaku secara nasional dan menyeluruh di seluruh wilayah Indonesia.

C.      Penggunaan Program Sistem Informasi Sumber Daya Informasi (IRIS)

Sistem informasi sumber daya informasi atau Information Resources Information System (IRIS) adalah sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi perusahaan pada para pemakai di seluruh perusahaan.

Model sistem informasi sumber daya informasi yang dikembangkan oleh Mcleod dan Schell.

Penggunaan model IRIS pada program SIAK akan membantu para ahli sistem untuk menguraikan input sistem yang diperlukan dalam mengelola sumberdaya informasi dan juga penyusunan database yang dapat membantu memberikan data pada Pemerintah untuk mengambil keputusan mengenai penggunaan hardware, software, sumber daya manusia yang sesuai untuk mengelola program ini.

1)      Subsistem Input

Di dalam subsistem input, terdapat tiga subsistem yaitu

a)         Sistem informasi enterprise

Sistem informasi enterprise yaitu suatu sistem informasi yang memuat semua data transaksi perusahaan secara terinci. Pada sistem informasi sumber daya informasi ini, sistem informasi enterprise akan membantu manajemen mengetaui jumlah hardware yang dimiliki oleh organisasi: jenis, spesifikasi dan karakter, supplier, letak komputer dalam perusahaan, dan lain sebagainya.

Pada program SIAK ini, sistem informasi enterprise akan membantu Pemerintah mengetahui jumlah hardware yang dimiliki oleh Negara: jenis, spesifikasi dan karakter, supplier, letak komputer dalam perusahaan, dan lain sebagainya.

b)        Subsistem riset dan perencanaan sumber daya informasi

Digunakan untuk menjelaskan kegiatan yang terdiri dari proyek-proyek riset di dalam Pemerintah.

Setelah mengevaluasi sistem yang sedang berjalan sebelumnya, maka dapat disimpulkan beberapa kendala, yaitu masih kurangnya media yang digunakan dalam  penyebaran informasi kepada masyarakat tentang pembuatan kartu atau surat-surat yang berkaitan dengan kependudukan, contohnya KTP dan Kartu Keluarga.

Penyebab masalah tersebut adalah :

1)      Masih rendahnya kesadaran masyarakat untuk melengkapi diri dan keluarganya dengan dokumen kependudukan sebagai dokumen yang sah dan dicari bila ada keperluan tertentu. Mengingat tingkat pendidikan masyarakat yang masih rendah akan berpengaruh terhadap kesadaran mereka untuk melengkapi diri dan keluarganya.

2)      Belum dimanfaatkan secara optimal fasilitas komputer untuk mendukung kegiatan pengolahan data penduduk.

Informasi-informasi pada sistem sebelumnya ini dapat digunakan sebagai acuan dalam menentukan arahan sistem yang harus dikembangkan. Untuk mengantisipasinya dengan ditingkatkannya system yang telah ada untuk menyajikan informasi secara cepat dan mudah.

Untuk mewujudkan pengembangan sistem administrasi yang handal dan responsif terhadap berbagai perkembangan secara nasional, regional, dan global, maka memerlukan adanya langkah- langkah kebijakan yang sangat strategis, antara lain :

1)      Menjadikan faktor kependudukan sebagai titik sentral pembangunan yang berkelanjutan.

2)      Membangun SIAK yang efisien dan terancang untuk mengakomodasi hak-hak penduduk serta perlindungan penduduk.

3)      Menciptakan SIAK melalui komitmen dan kerja sama dengan berbagai pihak serta dukungan dari instalasi pemerintah, swasta, dan institusi masyarakat.

c)         Subsistem intelijen sumber daya informasi

Subsistem intelejen sumber daya informasi adalah subsistem yang mencari data pemasok, baik pemasok hardware, software maupun teknologi.

Subsistem ini digunakan untuk menjelaskan fungsi yang berhubungan dengan pengumpulan informasi dari elemen-elemen di lingkungan Pemerintah, sebagaimana telah dijelaskan pada uraian sebelumnya.

2)      Subsistem Output

Setelah database dibuat dari hasil analisa dan proses subsistem input, analisa kini beranjak ke subsistem output yang terdiri dari subsistem hardware, software,sumber daya manusia, serta data dan informasi.

Untuk subsistem hardware, SIAK merupakan Database yang digunakan untuk menyimpan seluruh data penduduk yang telah terdaftar pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang disimpan pada sebuah server. Sistem ini mulai dijalankan sejak Desember 2005, sistem ini dapat diakses melalui LAN yang langsung dihubungkan ke server karena sistem ini masih merupakan sebuah jaringan Offline.  

Dalam hal subsistem software, adapun spesifikasi perangkat yang digunakan pada server adalah

Mengenai subsistem sumber daya manusia, Sistem informasi ini dirancang untuk dapat digunakan oleh admin, yaitu pegawai tetap yang ditunjuk oleh kepala dinas kependudukan atau catatan sipil untuk mencatat data-data penduduk.

Yang terakhir yaitu mengenai subsistem data dan informasi. Pada SIAK, diketahui bahwa data yang didapatkan dari proses input dan pemrosesan data yang dilakukan di pusat layanan di daerah terpusat ke Database Kependudukan dan diharapkan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain (Statistik, Pajak, Imigrasi, dll)

BAB III
KESIMPULAN

1.      Perlu adanya komitmen untuk pengembangan e-Government yang berakar pada perubahan budaya kerja tradisional menjadi elektronik dengan memanfaatkan perangkat teknologi informasi. Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan untuk mendukung “good governance” menjadi keharusan terutama untuk mendukung proses kependudukan di Indonesia

2.      Sistem Informasi Administrasi Kependudukan menggunakan Sistem Informasi Berbasis Komputer (Computer Based Information System/CBIS), di mana semua bagian terhubung melalui satu jaringan yang saling terkoneksi satu dengan yang lainnya sehingga kegiatan-kegiatan yang memerlukan pendeteksian oleh departemen selain departemen pelaksana (admin pegawai tetap yang ditunjuk oleh kepala dinas kependudukan atau catatan sipil) akan dapat langsung diperoleh pada saat direkam. Data yang direkam oleh dinas kependudukan atau catatan sipil di suatu daerah akan terekam ke dalam database nasional sehingga dapat dimanfaatkan oleh daerah lain di seluruh Indonesia. Jadi penggunaan CBIS ini menjamin terwujudnya sistem informasi yang terhubung (online), tepat waktu (real time) dan dapat dipercaya (reliable).

3.      Untuk membangun SIAK ini diperlukan komitmen dan kerja sama antara instalasi terkait disemua tingkatan dalam kerangka membangun basis data, yang berasal dari berbagai instalansi secara terintegrasi. Maka diperlukan adanya dukungan peran serta masyarakat dengan berbagai institusi dan elemen lingkungan lainnya.

4.      Penggunaan model IRIS pada program SIAK akan membantu para ahli sistem untuk menguraikan input sistem yang diperlukan dalam mengelola sumberdaya informasi dan juga penyusunan database yang dapat membantu memberikan data pada Pemerintah untuk mengambil keputusan mengenai penggunaan hardware, software, sumber daya manusia yang sesuai untuk mengelola program ini.

DAFTAR PUSTAKA

Nugraha, Rizky. 2009. Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (Siak) Sebagai Pengembangan E-government Menuju Good Governance. Universitas Pendidikan Indonesia. Bandung

Daniel, Debby Ratna dan Wiwik Supratiwi. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Universitas Terbuka, Jakarta.

Mas’adi, Teuku. 2011. Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipilkabupaten Aceh Barat Daya. STMIK U’budiyah Indonesia. Banda Aceh.

A, Tubagus Faisal. 2013. Sistem Informasi Jasa Pelayanan Kependudukan Pada Kelurahan Krapyak Semarang Dengan Menggunakan Delphi. Universitas Stikubank. Semarang

Henny Hendarti, Nurlina. 2008. Perancangan Aplikasi Pembuatan Kartu Tanda Penduduk Berbasiskan Web Pada Kodya Bekasi. Universitas Bina Nusantara. Jakarta.

Thoha Nurhadiyan, Yulistiana. 2014. Perancangan Aplikasi Prosedur Pembuatan E-Ktp Pada Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Serang. Universitas Serang Raya. Serang

Taqwa, Shadiq. 2011. Aplikasi Pembuatan e-KTP Menggunakan Barcode Berbasis Web. Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah. Jakarta