SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN DI KANTOR PELAYANAN PAJAK

Sistem Pendukung Keputusan atau DSS (Decision suport System) merupakan sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan pemanipulasian data. Sistem itu digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorang pun tahu secara pasti. Persoalan pengambilan keputusan, pada dasarnya adalah bentuk pemilihan dari berbagai alternatif tindakan yang mungkin dipilih yang prosesnya melalui mekanisme tertentu, dengan harapan akan menghasilkan sebuah keputusan yang terbaik. Penyusunan model keputusan adalah suatu cara untuk mengembangkan hubungan-hubungan logis yang mendasari persoalan keputusan ke dalam suatu model matematis, yang mencerminkan hubungan yang terjadi diantara faktor- faktor yang terlibat.

Setiap keputusan itu bertolak dari beberapa kemungkinan atau alternatif untuk dipilih. Setiap alternatif membawa konsekuensi-konsekuensi. Ini berarti, sejumlah alternatif itu berbada satu dengan yang lain mengingat perbedaan dari konsekuensi-konsekuensi yang akan ditimbulkannya. Pilihan yang dijatuhkan pada alternatif itu harus dapat memberikan kepuasan karena kepuasan merupakan salah satu aspek paling penting dalam keputusan (Suryadi , 1998).

Menurut Simon, pengambilan keputusan meliputi empat tahap yang saling berhubungan dan berurutan (Simon, 1980). Empat proses tersebut adalah :

1.      Intelligence : Tahap ini merupakan proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup problematika serta proses pengenalan masalah.

2.      Design : Tahap ini merupakan proses menemukan, mengembangkan, dan menganalisis alternative tindakan yang bisa dilakukan.

3.      Choice : Pada tahap ini dilakukan proses pemilihan diantara berbagai alternatif tindakan yang mungkin akan dijalankan.

4.      Implementation : Tahap implementasi adalah tahap pelaksaan dari keputusan yang telah diambil.

Implementasi DSS di KPP Pratama Tegal

Di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Tegal tempat saya bekerja, Sistem Pendukung Keputusan atau DSS ini dapat diterapkan dalam proses penilaian kinerja dalam bentuk sistem pendukung keputusan penilaian karyawan berprestasi.

Penilaian kinerja digunakan untuk mengevaluasi hasil kerja seluruh karyawan secara kuantitatif dan kualitatif. Akan tetapi masalah subyektifitas dalam penilaian kerja sering kali tak dapat dihindari, penilaian secara kuantitatif sering dianggap mengecewakan karena sulitnya mengukur parameter-parameter yang ada. Pegawai Negeri Sipil (PNS) di Kantor Pelayanan Pajak memiliki penilaian berdasarkan PP Nomor 46 tahun 2011 tentang penilaian prestasi kerja pegawai negeri sipil yang terdiri atas unsur yang di nilai yaitu sasaran kinerja pegawai (SKP) dan perilaku kerja.

Dalam proses penilaian Pegawai Negeri Sipil melalui sasaran kinerja pegawai (SKP), peran sistem pendukung keputusan akan membantu pihak manajemen dalam mencapai tujuan dari penilaian kinerja pegawai, seperti promosi jabatan, tanpa mengesampingkan parameter-parameter yang sudah ditentukan oleh pihak KPP Pratama Tegal. Untuk membantu proses penilaian karyawan, perlu dibuat sebuah sistem informasi yang dapat memberikan masukan bagi manajemen dalam membuat keputusan yang tepat bagi pengembangan potensi setiap karyawan. Adanya sistem penilaian karyawan ini diharapkan dapat mengurangi subyektifitas dalam pengambilan keputusan. keputusan yang akan diambil diharapkan dapat sesuai dengan harapan, sehingga tidak ada pihak yang dirugikan juga tepat sasaran, karyawan yang memiliki kompetensi ditempatkan sesuai dengan jabatannya.

Sistem pendukung keputusan yang akan di rancang menggunakan metode profile matching dengan analisis gap. Analisi gap dimaksudkan agar proses penilaian karyawan dapat berjalan secara objektif berdasarkan penilaian standar yang dimiliki oleh perusahaan. Hasil proses ini berupa ranking yang akan menjadi dasar rekomendasi bagi para pengambil keputusan untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Dengan adanya penilaian secara objektif maka diharapkan akan memberikan motivasi kepada seluruh karyawan untuk memberikan yang terbaik kepada perusahaan.

Dalam penentuan peringkat (ranking) kandidat yang diperlukan, seperti telah dijelaskan secara mendetail pada sebelumnya, bahwa terdapat aspek yang menentukan, Aspek-aspek Penlilaian dalam studi kasus ini diambil berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 46 tahun 2011 tentang penilaian prestasi kerja pegawai negeri sipil yang meliputi :

1.      SKP meliputi aspek:

a)      kuantitas;

b)      kualitas;

c)      waktu; dan

d)     biaya.

Pada aspek ini, dilakukan proses perhitungan Gap antara profil pegawai dan profil jabatan untuk masing-masing faktor penilaian.

2.      Perilaku Kerja berdasarkan

a)      orientasi pelayanan;

b)      integritas;

c)      komitmen;

d)     disiplin;

e)      kerja sama; dan

f)       kepemimpinan.

Pada aspek ini, dilakukan proses perhitungan Gap seperti pada aspek pertama antara profil pegawai dan profil jabatan untuk masing-masing faktor penilaian

Kemudian aspek-aspek ini, dibagi menjadi 2 bagian untuk proses perhitungannya dengan memilahnya ke dalam dua kelompok, yaitu :

1.      Core Factor (Faktor Utama)

Core factor merupakan aspek (kompetensi) yang paling menonjol/paling dibutuhkan oleh suatu jabatan yang diperkirakan dapat menghasilkan kinerja optimal.

Perhitungan Core Factor ditunjukkan dengan rumus dibawah ini:

2.      Secondary factor (Faktor Pendukung)

Secondary factor adalah item-item selain aspek yang ada pada core factor.

Perhitungan secondary factor dapat ditunjukkan dengan rumus berikut:

·      Perhitungan Nilai Total

Dari hasil setiap perhitungan setiap aspek, kemudian dihitung nilai total berdasarkan persentase dari core & secondary factor yang diperkirakan berpengaruh terhadap kinerja tiap-tiap profil.

Nilai Total = 60 % NCF + 40 % NSF

·      Perhitungan Penentuan Ranking

Hasil akhir dari pencocokan profil adalah ranking dari kandidat. Perhitungan tersebut bisa ditunjukkan dengan rumus di bawah ini:

Ranking = (x) % N1 + (x) % N2

·      Implementasi Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan untuk mengimplementasikan sistem menggunakan spesifikasi sebagai berikut :

a)      Processor 1.6 GHz ~ lebih tinggi

b)      Memori (RAM) 1 GB

c)      Mouse

d)     Keyboard

e)      Harddisk minimum 3 GB

f)       Video Card DirectX 9

g)      Monitor 14”

·      Implementasi Perangkat Lunak

Untuk pengembangan sistem ini digunakan bahasa pemrograman php4, mysql database. Php 4 dipilih sebagai bahasa pemrograman pengembangan karena menyediakan fasilitas memadai object oriented programing. Dalam pengembangan sistem ini juga si gunakan framework CodeIgniter v. 2.1.3 Spesifikasi minimum perangkat lunak (software) untuk komputer server terdiri dari :

a)      Windows 7

b)      Tool Php 4

c)      mysql database

d)     Framework : Codeigniter 2.1.3

e)      Mozilla Firefox atau google chrome untuk browser

·      Implementasi Antarmuka

Pada bagian ini akan diimplementasikan antar muka program yang dibangun.

Antarmuka Form menu utama

Antarmuka form Aspek penilaian

Antarmuka form faktor penilaian

Sistem pendukung keputusan ini dibuat memudahkan saat penilaian menentukan karyawan terbaik sehigga lebih objektif serta untuk membantu memudahkan dalam mengukur parameter untuk menetukan karyawan terbaik di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Tegal.

Referensi :

Hariman, Irman. 2014. Sistem Pendukung Keutusan Penilaian Karyawan Berprestasi. STMIK LPKIA. Bandung.

Kusrini dan Aprison Wolla Gole. Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Prestasi Pegawai Nakertrans Sumba Barat di Waikabubak. STMIK AMIKOM. Yogyakarta

Dwipayani, Made Intan, Anton Setiawan Honggowibowo dan Dwi Nugraheny. -. Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Cuti Pegawai Menggunakan Metode Technique For Order Preference By Similarity To Ideal Solution (Topsis). Sekolah Tinggi Teknologi Adisutjipto. Yogyakarta.

Kadarsah, Suryadi, dan Ramdani, M. Ali. 2002. Sistem Pendukung Keputusan: Suatu Wacana Idealisasi dan Implementasi kosep pengambilan keputusan. PT. Remaja Rosda Karya. Bandung.

Daniel, Debby Ratna dan Wiwik Supratiwi. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Universitas Terbuka. Jakarta.